Īstenojot projektu, mācību iestādē pilnveidota pārvaldības sistēma

21.11.2022.

Projekts 8.2.3.0/18/A/015

Noslēdzies programmas 8.2.3 specifiskā atbalsta mērķa "Nodrošināt labāku pārvaldību augstākās izglītības institūcijās" projekts “Labākas pārvaldības nodrošināšana Liepājas Jūrniecības koledžā”, kura laikā veikti ievērojami uzlabojumi mācību iestādes pārvaldības nodrošināšanā. Liepājas Jūrniecības koledžas direktora biroja vadītāja/vadošā projektu speciāliste Jekaterina Zalomova atzina, ka projekta ieviešanā tika iesaistīti teju visi darbinieki, lai pārmaiņas ļautu efektīvāk izmantot pieejamos resursus, nodrošinātu labāku LJK pārvaldību un vadības personāla kompetenču un prasmju paaugstināšanu.  Kopumā projektā īstenotas 7 pamatdarbības un 5 no tām sadalītas 24 apakšdarbībās.

 

Pamatdarbības:

 

1. “Projekta vadība un īstenošana”.

 

2. “LJK esošo studiju programmu satura pilnveide un salāgošana nozares attīstības vajadzībām”. Šīs pamatdarbības laikā tika veikta LJK mācību programmu analīze, 3 e-moduļu izstrāde, kā arī saņemts nozares pārstāvju analītisks novērtējums, rīkota starptautiska zinātniska konference par jūrniecības ilgtspēju, izstrādāts pārmaiņu  plāns un veikts plāna starptautiskais novērtējums.

 

3. “LJK organizatorisko un pārvaldības struktūru pilnveide” - tika veikts struktūrvienību un amatu funkciju, kā arī pārvaldības procesu ārējais audits, ieviestas auditā saņemtās rekomendācijas. Tika pilnveidots iekšējais finansēšanas modelis, atjaunojot cenrādi, kā arī atjaunoti amata apraksti. Veikts pārvaldības uzlabojumu starptautiskais salīdzinošais izvērtējums.

 

4. “LJK kvalitātes vadības sistēmas pilnveide” - trīs gadu laikā tika iegūts ISO 9011:2015 sertifikāts un pilnveidota kvalitātes vadības sistēma, pilnveidotas personāla zināšanas par akadēmisko godīgumu un izstrādāti dokumenti to uzturēšanai, kā arī veikta LJK kvalitātes vadības sistēmas starptautiskā izvērtēšana.

 

5. “E-risinājumu izstrāde, pilnveide un ieviešana” - tika ieviesta e-pārvaldības sistēma, kas sastāv no dokumentu aprites programmas Namejs, grāmatvedības programmas debitoru moduļa un HoP moduļiem personālam, rēķiniem, uzskaitei, studentu portāla ieviešanas un Moodle papildinājuma ar e-moduļiem, kā arī sistēmu savienošanas risinājumiem. E-risinājumam tika veikta starptautiskā analizē/novērtējums.

 

6. “LJK vadības personāla kompetenču pilnveide” - tika nodrošināta pieredzes apmaiņa ar ārvalstu izglītības institūciju Horvātijā, nodrošinātas angļu valodas apmācības Maltā un Portugālē, veikti akadēmiskā personāla godīguma veicināšanas pasākumi u.c.

 

7. “Informācijas izplatīšanas un publicitātes pasākumi par projekta īstenošanu”.

 

J.Zalomova skaidro, ka projekta īstenošanas laikā koledža nospraudusi vairākus mērķus, kas kopīgiem spēkiem arī sasniegti: panākta studiju programmu satura pilnveide un salāgošana ar nozares attīstības vajadzībām, pilnveidota organizatoriskā un LJK pārvaldības struktūra, pilnveidota LJK iekšējās kvalitātes vadības sistēma, ieviesta E-pārvaldības sistēma, nodrošināta vadības personāla apmācība. 

 

Projekta noslēgumā trīs vadības personāla pārstāvji - Jūlija Jonkiene, Marina Treguba un Valērijas Laucis, kā Saimniecības daļas vadītājs, izgāja angļu valodas apmācības Portugāles pilsētā Lisabonā (24/10/2022 – 28/10/2022) profesionālā izglītības centrā Sousa & Coimbra Lda. Kā arī tika pabeigti e-sistēmas ieviešanas darbi, nodrošinot e-pārvaldības sistēmas Namejs datu “ielasīšanos” studentu portālā, kā arī ieviests darbinieku pašapkalpošanās portāls HoP “Personāls”. 

 

Tāpat oktobra beigās tika pabeigta starptautiskā salīdzināšanas analīze e-risinājumam, izvērtējot LJK ieviesto un uzlaboto sistēmu savietojamības risinājumus un to atbilstību projektā paredzētajām. Kā atzina starptautiskais eksperts Viktors Senčilas, izstrādātā e-risinājumu sistēma ietver esošās LJK programmas, tā ir praktiska un kalpo kā ļoti noderīgs instruments, lai paaugstinātu LJK dokumentācijas pārvaldības augstākos līmeņus un institucionālo operatīvo vadību kopumā. Programmatūras saskarnes draudzīgums, proti, programmatūra, kuru ar zināmu ērtumu var lietot lietotājs, bez iepriekšējas programmas lietošanas pieredzes un kiberdrošības uzlabošana vienmēr ir ieteicama un savu nozīmi nezaudē jebkuru programmu lietošanā.”

 

Pirms projekta informācijas aprite koledžā visbiežāk notika papīra formātā. Lai koledžas studenti un darbinieki nodotu un saņemtu informāciju, process bijis laikietilpīgs un sarežģīts. “Projektā veiktās aktivitātes ir liels ieguvums, kas nodrošina, ka visi dokumenti pieejami elektroniskā formātā, kā arī redzama detalizēta informācija par ar dokumentu apriti saistītajām darbībām. Sistēma sevī ietver daudz dažādu funkciju un iespēju - studentu portālu, lietvedības dokumentu apriti, kā arī tiek pilnveidota grāmatvedības sistēma Horizon. Koledžai piesaistīts “Horizon HoP” modulis, kurā darbinieki var sekot līdzi savām algām, atvaļinājumiem, iesniegt iesniegumus, pieteikties apmācībām un veikt citas būtiskas darbības, kas krietni atvieglo darba ikdienu. E-pārvaldības sistēma ietver arī struktūras pārveidošanu un amatu funkciju optimizēšanu,” norāda J.Zalomova.

 

J.Zalomova atzina, ka pirmie divi projekta gadi bijuši sarežģīti, taču Covid laiks palīdzējis dokumentu apriti elektroniski padarīt par normu. “Tas palīdzēja mācību iestādē ievērojami samazināt dokumentu apriti papīra formātā, kā arī uzlabot darījumu aprites ātrumu kopumā. Tāpat aizvadītais projekts LJK veicinājis ISO 9001:2015 kvalitātes vadības sistēmas sertifikāta iegūšanu, kas apliecina, ka mācību iestādē izveidotā un ieviestā kvalitātes vadības sistēma atbilst standarta prasībām programmu izstrādē un īstenošanā jūrniecības jomā.

 

Jūrniecības programmas kontrolē Jūrnieku reģistrs, no kuriem vairākus gadus saņēmām norādījumus, kā uzlabot studiju kvalitāti. Tagad pilnveidotā kvalitātes kontroles sistēma ir akreditēts instruments, ar kuru celt studiju procesa kvalitāti, ņemot vērā Jūrnieku reģistra norādījumus,” par ieguvumiem projektā stāsta J.Zalomova.

 

LJK piesaistīja gan Latvijas, gan starptautiska līmeņa ārējos ekspertus. “Sākotnēji LJK veikts iekšējais audits, kam sekojis valsts līmeņa audits. Pēcāk, balstoties uz rezultātiem, koledžā noticis arī starptautiskais audits, kas ļāva sakārtot kvalitātes vadības sistēmu un pilnveidot to. Kā arī pirmoreiz LJK, apvienojoties ar Lietuvas Jūras akadēmiju, organizēja starptautisku zinātnisku konferenci par jūrniecības ilgtspēju,” klāsta J.Zalomova.

 

“Papildus projekta laikā izstrādāti e-mācību moduļi mācību sistēmā “Moodle” un pārveidota koledžas mājaslapa, kur nu pieejams vairāk informācijas ērtākā veidā. Izmantošanai nodots arī studentu portāls, kur ikviens audzēknis var sekot līdzi savai studiju informācijai un dokumentiem. Integrējot studentu portālu e-pārvaldības sistēmā, datu ievadīšana par katru audzēkni notiek vienotā platformā, kas novērš kļūdas un neprecizitātes, kā arī nodrošina datu apstrādes kvalitāti,” skaidro J.Zalomova un piebilst, ka patlaban gan audzēkņi, gan darbinieki pie ieviestajām izmaiņām tik ļoti pieraduši, ka ir grūti atcerēties, kā bijis pirms koledžas pārvaldība pilnveidota.

 

Projekts tiek realizēts 8.2.3 specifiskais atbalsta mērķa "Nodrošināt labāku pārvaldību augstākās izglītības institūcijās".

 

Projekta Nr. 8.2.3.0/18/A/015

 

Uzziņai:

 

Projekts tiek realizēts 8.2.3 specifiskais atbalsta mērķa "Nodrošināt labāku pārvaldību augstākās izglītības institūcijās".

 

Projekta Nr. 8.2.3.0/18/A/015

 

Projekta mērķis ir Liepājas Jūrniecības koledžas (LJK) attīstības stratēģijas un rezultātu pārvaldības ieviešana, kas tiks nodrošināta, pilnveidojot LJK 4 studiju programmu kvalitāti atbilstoši jaunākajām tirgus un jūrniecības nozares tendencēm, izstrādājot un ieviešot administratīvo sistēmu, kas ļaus efektīvāk izmantot pieejamos resursus, nodrošināt labāku LJK pārvaldību un vadības personāla kompetenču un prasmju paaugstināšanu.

 

Projekta ietvaros tiks veiktas sekojošās darbības:- panākta studiju programmu “Jūras transports”, “Kuģu vadīšana”, “Jūras transports – kuģu mehānika” un “Kuģu mehānika” satura pilnveide un salāgošana ar nozares attīstības vajadzībām;

 

- pilnveidota organizatoriskā un pārvaldības struktūra;

 

- pilnveidota LJK iekšējās kvalitātes vadības sistēma un LJK pārvaldības struktūra;

 

- ieviesta E-pārvaldības sistēma;

 

- nodrošināta vadības personāla apmācība.

 

Īstenojot projekta mērķi un plānotās darbības tiks panākta LJK stratēģiskā attīstība un ieviesta rezultātu pārvaldība.

 

Projekta mērķa grupa: augstākas izglītības institūcija - LJK, kuru pārstāv LJK studējošie, akadēmiskais un administratīvais personāls, uz kuriem attieksies projekta darbības un kurus tieši ietekmēs projekta rezultāti.

 

Projekta plānotas izmaksas: 187 199,23 eiro, no kuriem ESF finansējums – 159 119,34 eiro, Valsts līdzfinansējums – 28 079,89 eiro.

 

Projekta īstenošanas laiks: 48 mēneši (22.11.2018. - 21.11.2022.)

 

Indra Grase

LJK sabiedrisko attiecību speciāliste

 

Mājaslapa ir izstrādes stadijā. Aktīvi strādājam, lai papildinātu saturu. skatīt veco versiju

Liepājas Jūrniecības koledža

Tālr.: +371 63424880;
Mob.: +371 29130491
kanceleja@ljk.lv
Uliha ielā 5, Liepāja, LV-3401
Pirmdien - Ceturtdien: 08.00 - 17.00
Piektdien: 08.00 - 14.00